jueves, 4 de junio de 2009

CALC

Manual de OpenOffice Calc 2
Contenido
Capítulo 1 Introducción
a OpenOffice Calc
1.1 Introducción..................................................................................................................
...........................5
1.2 Acceder
a OpenOffice Calc......................................................................................................................5
1.3 Abrir
y guardar hojas de calculo...............................................................................................................6
1.4 Salir
de OpenOffice Calc..........................................................................................................................8
Capítulo 2 Edición
y formato de celdas
2.1 Modificar
o eliminar contenido de una celda...........................................................................................10
2.2 Cortar,
copiar y pegar datos......................................................................................................................10
2.3 Pegado
especial........................................................................................................................................11
2.4 Asignar
formato a una celda.....................................................................................................................12
2.5 Aplicar
autoformato.................................................................................................................................13
Capítulo 3 Manejo
de filas y columnas
3.1 Insertar
filas, columnas y celdas...............................................................................................................15
3.2 Modificar
el tamaño de filas y columnas.................................................................................................16
3.3 Ocultar
y mostrar filas o columnas...........................................................................................................16
3.4 Proteger
celdas.........................................................................................................................................17
Capítulo 4 Uso
de fórmulas y funciones
4.1 Barra
de fórmulas....................................................................................................................................18
4.2 Función
para calcular el promedio...........................................................................................................18
4.3 Funciones
de mínimo, máximo y contar..................................................................................................19
4.4 Funciones
anidadas..................................................................................................................................19
Capítulo 5 Crear
gráficos
5.1 Pasos
a seguir en la creación de gráficos..................................................................................................21
Capítulo 6 Insertar
imágenes y símbolos
6.1 Insertar
una imagen.................................................................................................................................25
6.2 Insertar
un símbolo..................................................................................................................................25
6.3 Configurar
anclaje y alineación................................................................................................................26
6.4 Cambiar
el tamaño de una imagen...........................................................................................................26
6.5 Modificar
propiedades de una imagen.....................................................................................................27
Capítulo 7 Herramientas
7.1 Ordenar
datos...........................................................................................................................................28
7.2 Uso
de filtros............................................................................................................................................29
7.3 Buscar
y reemplazar texto.........................................................................................................................30
Capítulo 8 Imprimir
en OpenOffice Calc
8.1Imprimir
una hoja de cálculo.....................................................................................................................32
Manual de OpenOffice Calc 3
Apéndice A: Manual de OpenOffice Impress. Copyright Information
A.1.0 Preamble......................................................................................................................
.........................33
A.2.1 Applicability
and difinitions.................................................................................................................33
A.3.2 Verbatim
copying.................................................................................................................................35
A.4.3 Copying
in quantity.............................................................................................................................35
A.5.4 Modifications.................................................................................................................
......................36
A.6.5 Combining
documents.........................................................................................................................37
A.7.6 Collections
of documents......................................................................................................................38
A.8.7 Agrregation
with independent works....................................................................................................38
A.9.8 Translation...................................................................................................................
........................38
A.10.9 Termination...................................................................................................................
.....................39
A.11.10 Future
revisions of this license..........................................................................................................39
A.12.11 Addendum:
How to use this license for your documents..................................................................39
Manual de OpenOffice Calc 4
Capítulo 1 Introducción
a OpenOffice Calc
1.1 Introducción
Bienvenido a OpenOffice.org Calc la planilla de cálculo libre de Sun Microsystems, esta aplicación
es indispensable en la administración de cualquier empresa u organismo, nos da la posibilidad de
generar cálculos en tiempos muy cortos y manejando grandes volúmenes de datos, con el agregado
de poder visualizar estos valores a través de importantes gráficos, también se desempeña como una
muy buena gestora de datos. Dejemos de prestigiar tanto y pasemos a trabajar con la herramienta.
1.2 Acceder a OpenOffice Calc
Para ejecutar OpenOffice Calc, basta con acceder al menú de las aplicaciones de OpenOffice
ubicado en el menú Oficina (hacer clic en el menú principal en la barra de tareas, como muestra la
Figura 1).
Figura 1: Iniciar Planilla de Cálculo de OpenOffice (Calc), desde el menú.
También puede acceder a través del icono que se encuentra en el escritorio, como muestra la Figura
2.
Figura 2: Iniciar Planilla de Cálculo OpenOffice desde el escritorio.
La ventana principal de OpenOffice Calc es similar a la de Microsoft Excel, de estar familiarizado
con esa herramienta, notará cambios mínimos en la ubicación de los menús, barras de herramientas
y opciones, muchas de estas comunes en las aplicaciones de OpenOffice (ver Figura 3).
Manual de OpenOffice Calc 5
Figura 3: Ventana principal de OpenOffice Calc.
1.3 Abrir y guardar hojas de calculo
Para abrir una hoja de cálculo existente en el espacio de trabajo del usuario, debe ir al menú Archivo
/ Abrir, o bien desde el botón Abrir archivo de la barra de herramientas o utilizar la combinación de
teclas CTRL. + O. Con esto se abre el cuadro de diálogo Abrir (ver Figura 4), desde donde debe
seleccionar el archivo y luego presionar el botón Abrir.
Figura 4: Cuadro de diálogo Abrir.
Manual de OpenOffice Calc 6
Si se quiere crear una nueva hoja de cálculo, se debe acceder a la opción Nuevo del menú Archivo y
seleccionar Hoja de cálculo (ver Figura 5).
Figura 5: Crear nueva Hoja de cálculo.
Cuando se tiene más de una hoja de cálculo abierta, se puede acceder a ellas a través de la barra de
tareas, donde se encuentran visibles. Para pasar de una hoja de cálculo a otra sólo debe hacer clic
sobre la ventana minimizada en dicha barra, o a través del menú Ventana y pulsar sobre el nombre
del archivo que quiere visualizar.
Para guardar una hoja de cálculo a la que se le ha realizado modificaciones, debe pulsar Guardar en
la barra de herramientas o desde el menú Archivo. Para utilizar un nombre o ubicación diferente,
debe seleccionar la opción Guardar como (ver Figura 6).
Figura 6: Guardar la planilla con el Cuadro de diálogo Guardar como.
Manual de OpenOffice Calc 7
También tiene la posibilidad de guardar la hoja de cálculo en un formato distinto, para esto, debe
seleccionar el formato requerido en la lista Tipo de archivo del cuadro de dialogo Guardar como
(ver Figura 7). Por defecto todas las hojas de cálculo creadas con OpenOffice Calc se guardan en el
formato propio de OpenOffice.org Calc es Open Document Format Hoja de cálculo y tiene la
extensión ".ods".
Figura 7: Guardar la planilla con un formato distinto al original.
Si tiene más de un documento abierto aparecerá en el menú Archivo la opción Guardar todo, que
permitirá guardar todas las hojas de cálculo abiertas de una sola vez. También puede cerrar todos
los archivos de una vez, incluida la aplicación Calc, y salir completamente. Para ello debe dirigirse a
la opción Terminar del menú Archivo.
1.4 Salir de OpenOffice Calc
En este sección deberemos las distintas formas de salir de OpenOffice.org Calc, comenzaremos
utilizando la manera mas segura y estandarizada para salir de Calc y es a través de la barra de menú,
pulsando clic en la opción Archivo del menú y luego pulsamos clic en la subopción Terminar, una
vez completada la secuencia de comandos antes mencionada tendremos la aplicación terminada por
completo, si no tuviéramos guardada la planilla en uso se nos presentará el siguiente cuadro de
dialogo:
en donde podremos elegir el futuro de nuestra planilla, podremos guardarla, rechazarla o bien
cancelar la acción de terminar la aplicación.
También podremos salir de Calc pulsando clic en el botón de cerrar de la ventana principal de Calc,
Manual de OpenOffice Calc 8
para mejor esta acción pasamos a mostrar el botón:
aquí sucederá lo mismo que en el caso anterior, si llegaríamos a tener la planilla sin guardar se
preguntará por el destino de la misma.
Por último veremos la manera de salir de Calc a través de una combinación de teclas, la
combinación es: Alt+F4. La combinación anterior es valida para todas las aplicaciones.
Manual de OpenOffice Calc 9
Capítulo 2 Edición
y formato de celdas
2.1 Modificar o eliminar contenido de una celda
Para modificar el contenido de una celda, es posible realizar alguna de las siguientes operaciones:
• Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón
• Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2
Al realizar alguna de estas operaciones, es posible editar el contenido de la celda. Con las teclas de
dirección puede desplazarse por el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un
clic de ratón. Una vez realizadas las correcciones pulse la tecla Enter.
Para eliminar el contenido completo de una o más celdas, una vez seleccionada(s), pulse la tecla
Supr o Delete, luego de esto el contenido de la celda será eliminado.
2.2 Cortar, copiar y pegar datos
Con OpenOffice Calc puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja
de calculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicación.
Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene
los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción
cortar borra los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden ser hechas con la técnica
de arrastrar y colocar.
Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero
del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratón, y sin soltar el botón,
arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee. Para copiar datos es lo
mismo, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla
Control mientras se arrastra el bloque seleccionado.
También puede cortar o copiar datos a través del portapapeles, así, mientras los datos no se peguen,
se mantienen en un espacio de memoria (llamado Portapapeles). Para cortar o copiar datos debe
seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las
siguientes opciones:
• Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición.
• Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición desde el menú contextual que
aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada.
• Hacer clic en el botón cortar o copiar, de la barra de herramientas estándar.
• Presionar las tecla CTRL y la letra X, para cortar, o bien, la letra CTRL y la C, para copiar.
Para pegar los datos copiados o cortados, no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta
con seleccionar la primera celda del rango, y luego presionar las teclas CTRL y la letra V, o ir al
comando Pegar, desde el menú editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con
el botón derecho en el lugar donde se desea dejar los datos del portapapeles.
Manual de OpenOffice Calc 10
2.3 Pegado especial
También puede hacer un pegado especial de los datos copiados o cortados. Esto es útil en caso que
NO desee copiar la celda con toda su información (tanto datos, como los diversos formatos
aplicados a las celdas), como lo hace la operación de pegado tradicional.
Puede seleccionar la opción Pegado especial ... desde el menú Editar o desde el menú contextual
que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde dejará los datos del
portapapeles. Al pegar datos con pegado especial, se mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 9.
Figura 9: Cuadro de diálogo de pegado especial.
Desde el cuadro de diálogo pegado especial puede realizar las siguientes accione:
En Selección: se indica qué información o propiedades de las celdas quiere pegar (toda la celdas,
sólo el formato, sólo los número sin formato, etc.).
En Operaciones: Si las celdas de destino y de origen contienen datos numéricos, y en la sección
Desplazar celdas está marcada la opción No desplazar, entonces puede definir una operación
matemática a realizar entre las celdas de ambos rangos (origen y destino).
En Opciones: Se pueden indicar las siguientes acciones:
• Ignorar celdas vacías: En el área de pegado, no se pegarán las celdas en blanco que existieran
en el área de origen.
• Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se
convierten en columnas y las columnas en filas.
• Vincular: Introduce en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le
corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de
destino.
En Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección.
Manual de OpenOffice Calc 11
2.4 Asignar formato a una celda
Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo
como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.
Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601
y pulsa la
tecla para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una
fecha y lo transforma a 24/06/01.
Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el
formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el
E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9
ceros. Si aún de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos:
###########
Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos.
Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecute
el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Atributos de celda
que muestra la Figura 10.
Figura 10: Cuadro de diálogo de Atributos de celda.
Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos tales como signos
monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones
decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).
Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Atributos de celda permite realizar
modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:
• En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o
números que ha insertado en las celdas seleccionadas.
Manual de OpenOffice Calc 12
• En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la
celda o celdas seleccionadas.
• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos
seleccionados.
• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor,
estilo, posición, etc.
• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas
seleccionadas.

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